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Leistung erlebbar machen: Events als Instrument erfolgreicher Eigen-PR

– von Luisa Denuell –

Luisa Denuell, Senior Manager Communications bei Convensis

Gutes zu tun, und darüber zu reden, ist eine Seite der PR-Medaille. Die andere meint, das eigene Leistungsportfolio gekonnt zu inszenieren. In diesem Zusammenhang sind Events für Unternehmen wie für Kommunikationsdienstleister ein wichtiges Instrument, um sich zu profilieren. Im Gegensatz zu anderen Instrumenten, die der PR zur Verfügung stehen, appellieren Veranstaltungen direkt an die Erlebniswerte der Bezugsgruppen und versprechen Erfahrbares. Damit gewährleisten sie, dass die jeweilige Botschaft nicht nur kognitiv wahrgenommen werden kann, sondern auch physisch und emotional erlebbar ist.

In ihrer Funktion als Informationsplattform stellen Events für den Veranstalter außerdem die Chance dar, sich dem Publikum gegenüber als Experte zu platzieren – Know-how zu teilen und dabei die eigenen Leistungen einfließen zu lassen. So kann beispielsweise in Vorträgen zu spannenden Trends und Entwicklungen der jeweiligen Branche die eigene Kompetenz beispielhaft aufgezeigt werden. Auch  Round Tables, Kamingespräche oder Podiumsdiskussionen bieten sich an, um dem Event einen informativen Charakter zu verleihen. Denn wem es gelingt, neben Häppchen und Champagner auch Substanz zu servieren, der stillt auch den Wissenshunger und -durst und schafft eine Veranstaltung mit echtem Mehrwert – für die Gäste wie für sich selbst.

Neben Information ist es auch die Gelegenheit zum Austausch, die Events auszeichnet. Hierbei lassen sich zwei verschiedene Formen der Interaktivität unterscheiden: die organisatorische und die persönliche. Erstere bezieht sich auf die Interaktivität der Veranstaltung, was bedeutet, dass die Teilnehmer nicht passiv sind, sondern den Ablauf des Events mit beeinflussen können. Persönliche Interaktivität meint den direkten Austausch zwischen den Gästen untereinander sowie zwischen Gästen und Veranstalter. Hierbei überlässt der Veranstalter die Gesprächsthemen nicht dem Zufall, sondern inszeniert diese bewusst. Aber auch der ungezwungene Austausch beim Get-together oder beim Ausklang des Events sollte nicht unterschätzt werden. Er bietet Gästen wie Veranstaltern die Möglichkeit, sich auf einer persönlichen Ebene auszutauschen und damit Nähe zu generieren.

Hinzu kommt, dass jeder Event als einzigartig wahrgenommen wird – auch wenn er Teil einer Serie ist. Individuelle Eindrücke und Erfahrungen sowie neue Erkenntnisse oder Begegnungen machen die Veranstaltung für die Teilnehmer einmalig, was diese wiederum fest in der Erinnerung verankert. Je besser es dabei gelingt, das Veranstaltungsthema mit den Leistungen des Anbieters in Verbindung zu bringen, desto eher bleiben diese in den Köpfen der Besucher, was Vorteile im Hinblick auf Wettbewerb bringt.

Bei der Organisation des Events gilt es zu beachten, dass sich der Termin nicht mit allgemein relevanten Terminen oder Zeiträumen (z.B. Ferien) überschneidet. Was die Anzahl der Gäste anbelangt sollte Qualität statt Quantität im maßgebend stehen. Ähnliches gilt auch für die Location, die  dem gewünschten Standard der Veranstaltung entsprechen und bequem zu erreichen sein sollte. Bei der Einladung der Gäste bietet sich eine persönliche Ansprache an – im ersten Schritt gerne schriftlich, im zweiten gegebenenfalls telefonisch. Während des Events sollte genügend Raum für Fragen und Gespräche einkalkuliert werden. Damit die Gäste die Dauer des Events abschätzen können (Schließlich handelt es sich in den meisten Fällen um deren Arbeitszeit!), sollte der angekündigte Zeitrahmen eingehalten werden. Ein schriftlicher Dank für die Teilnahme nach dem Event bietet neben der persönlichen Wertschätzung die Gelegenheit, individuelles Feedback zum Zwecke der Qualitätsoptimierung einzuholen.

Wer die genannten USPs eines Events im Hinterkopf behält und sich bei der Planung an die grob skizzierten Richtlinien hält, darf sich auf einen Event freuen, der zwar zunächst Invest bedeutet, der aber garantiert Nachhaltigkeit verspricht.

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