Work-Life-Balance: Sollen E-Mails während des Urlaubs gelöscht werden?

Bei uns kommt der Chef zu Wort: Im „Chef-Blog“ äußert sich Prof. Dr. Stefan Hencke ab sofort wöchentlich zu aktuellen, wechselnden Themen. Der erste Schwerpunkt passt zur Urlaubs- und Ferienzeit – sollen Mitarbeiter ihre geschäftlichen Mails während des Urlaubs automatisch löschen lassen können, um für eine bessere Verbindung von Beruf und Freizeit zu sorgen?

– von Stefan Hencke –

Prof. Dr. Stefan Hencke, CEO der Convensis Group (GPRA)

Um es kurz zu machen: Das Ganze finde ich nicht gut, weil wir in der heutigen Zeit sehr stark netzwerk- und informationsorientiert arbeiten und daher ist ein kontinuierlicher Informationsfluss aus meiner Sicht absolut notwendig. Meist ist es ja nicht so, dass alle Informationen, die in der Zeit des Urlaubs zusammengetragen wurden, plötzlich nicht mehr relevant sind, wenn jemand in das Büro zurückkehrt. Vielmehr muss es auch eine Möglichkeit geben, dass sich der Mitarbeiter auch darüber informiert, was während seiner Abwesenheit passiert ist, häufig auch, welchen Prozess bestimmte Entwicklungen durchlaufen haben. Dies erspart mühsame Diskussionen und Nachfragen. Deshalb denke ich, es kommt weniger darauf an, alle Informationen löschen zu lassen, sondern vielmehr darauf, die Relevanz der entsprechenden Vorgänge vernünftig einschätzen zu lernen und diese zu organisieren.

Ich kann mir im Gegenteil sogar vorstellen, dass das grundsätzliche Löschen von allen E-Mails der Work-Life-Balance eher abträglich ist, weil der Mitarbeiter dadurch neuen Stresssituationen ausgesetzt wird. Er ist in der Holschuld, muss sich nachträglich informieren, eventuell sogar über Vorgänge, die in seiner Abwesenheit geschehen sind und von denen er gar nichts wissen kann. Er ist also der Informationsjäger, muss nachfragen und –haken, und das geschieht letztlich auf Kosten der Kollegen.

Bei Convensis könnten wir uns das nicht vorstellen. Wir arbeiten stark in Teamstrukturen und Mitarbeiter werden über die Projekte der anderen Teammitglieder informiert. Nach dem Urlaub wird eine Übergabe gemacht, die dem Mitarbeiter erspart, alle E-Mails lesen zu müssen. Trotzdem kann er sich über einzelne Projekte ausführlich informieren, wenn er möchte, da generell alle involvierten Personen bei wichtigen Konversationen in CC gesetzt werden. Für uns ist dies eher eine Frage des Projektmanagements, als eine des kompletten Informationsverlustes.

Resümierend würde ich daher eher anregen, die heutigen (technischen) Möglichkeiten zu nutzen, die Informationsflut einzudämmen und es dem Mitarbeiter einfacher zu machen, sich nach dem Urlaub vollumfänglich über den Projektstand im jeweiligen Fachgebiet bzw. seinem Arbeitsumfeld zu informieren, als Ganz- oder Gar-Nicht-Lösungen zu suchen.

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2 Gedanken zu „Work-Life-Balance: Sollen E-Mails während des Urlaubs gelöscht werden?“

  1. Vielen Dank für diese wichtige Einordnung. Auch ich halte es für völlig unsinnig, geschäftliche Emails während des Urlaubs zu löschen. Das macht doch auch niemand mit seinem privaten Email-Account. Auch die Post, die während des Urlaubs zu Hause ankommt, wird ja nicht ungelesen weggeworfen.
    Ein guter Vorschlag ist es, Mitarbeiter nach dem Urlaub „abzuholen“, also auf den Stand zu bringen. Das wird sicherlich helfen. Viel entscheidender aber ist es, die Emailflut einzudämmen. Die in vielen Unternehmen grassierende „cover your ass“ Einstellung führt dazu, dass auch jede noch so unwichtige Nachricht an eine Unzahl Empfänger in cc geschickt wird. Das ist genau so unproduktiv, wie die Facebook-Nachricht, dass man gerade auf dem … na Sie wissen schon wo, ist. Man erlebt es ja sogar, dass zwei Kollegen, die sich gegenüber sitzen, lieber per Email kommunizieren, als miteinander zu reden. Und so lange das so ist, wird die Hälfte aller Emails Datenmüll bleiben. Nur dumm, dass man nicht weiß, welche Hälfte.

    1. Lieber Herr Wiederspahn,

      da sprechen Sie weitere wichtige Aspekte an. Auch wir leiden unter der Flut von E-Mails, die nur dazu dienen, sich abzusichern und dem gegenüber die Verantwortung „zuzuschieben“. Deshalb unterstützen wir natürlich die Idee, die CC- und BCC-Kultur in Unternehmen wieder etwas zurückzufahren und mehr auf den gesunden Menschenverstand zu vertrauen.

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